Foi realizada na tarde desta terça-feira (17/07) a 3ª Reunião Ordinária do Fórum Permanente de Gestão do Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro (MPRJ). Presidido pelo secretário-geral do MPRJ, Dimitrius Viveiros Gonçalves, o encontro ocorreu na Sala do Conselho Superior da instituição, e teve como tema principal a implantação do Sistema Eletrônico de Informação (SEI!) – plataforma digital destinada à tramitação de procedimentos da área administrativa, com a eliminação do uso do papel. Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI! possui interface amigável e promove práticas inovadoras de gestão, como o compartilhamento do conhecimento e a atualização de dados em tempo real.

A reunião teve início com a apresentação do Mapeamento da Diretoria de Licitações e Contratos, realizada pela servidora Adriana Pimentel, da Coordenadoria de Planejamento Estratégico (COPLE/MPRJ).  O trabalho pormenorizou os principais processos de trabalho desenvolvidos pela Diretoria. “Conquistamos maior transparência nas regras de negócios, a padronização das rotinas de trabalho, a disseminação de uma cultura positiva de gestão e uma reflexão sobre a nossa própria atuação, sempre em busca de maior eficácia e eficiência”, resumiu. 

A subprocuradora-geral de Justiça de Planejamento Institucional (SUBPLAN/MPRJ), Leila Machado Costa, que também compôs a mesa principal da reunião, destacou a importância do projeto para o pleno funcionamento do Ministério Público fluminense. “É preciso conhecer para melhorar. Assim, devemos construir uma base para isso, de cultura institucional, com a normatização de rotinas, para deixar essa referência também para as futuras gestões. O mapeamento revela que muitos passos praticados podem ser, de fato, desnecessários, o que procrastina a finalização dos processos. O mapeamento demanda tempo e esforço, mas nos faz pensar sobre o trabalho cotidiano, resultando em eficiência e aprimoramento dos nossos procedimentos”, pontuou.

Na sequência, Daniele da Silva Blanco iniciou sua exposição sobre o SEI!, atualmente em fase de configuração, capacitação e estruturação. “Creio que, no final de agosto, teremos a efetiva implantação do piloto na nossa instituição”, disse a servidora da Secretaria de Tecnologia da Informação e de Comunicação (STIC/MPRJ), esclarecendo que um piloto do projeto se baseará em três processos de trabalho distintos: o requerimento de alteração de banco de dados do Módulo de Gestão de Processos (MGP);  o pedido de diária de acumulação de membros; e a solicitação de análise técnica ao Grupo de Apoio Técnico Especializado (GATE/MPRJ). Algumas das funcionalidades dos sistema foram expostas pela servidora aos integrantes do Fórum.

Definido por Daniele como ‘a libertação do papel’, o SEI! trará diversos benefícios ao MPRJ.  Além de maior agilidade na tramitação dos processos, o sistema permitirá a eliminação do risco de perda, extravio ou destruição de documentos;  maior amplitude na realização de pesquisas;  a adoção de um sistema de armazenamento mais eficaz e seguro;  a retenção de conhecimentos sobre a rotina de trabalho; e, por fim, a redução de gastos com papel, manutenção de acervos, transporte e combustíveis. A implantação do sistema está ocorrendo de forma gradual e, a partir de sua adoção oficial, os novos processos administrativos já serão instituídos no formato digital. Não haverá a digitalização dos processos antigos, iniciados em formato impresso.

O último ponto abordado na reunião foram os resultados do primeiro monitoramento do Plano Geral de Atuação (PGA) 2018 das áreas administrativas. “Houve evolução do PGA em relação à quantidade de áreas, de iniciativas, de metas e indicadores, de forma clara, entre os anos de 2016 e 2018. A quantidade de áreas novas foi muito significativa, principalmente pela inclusão dos Centros Regionais de Apoio Administrativo Institucional (CRAAIS) pela primeira vez, o que ocorreu neste ano. Isso evidencia uma grande difusão do planejamento, de forma geral, pela instituição. Acredito que a própria implantação do SEI! permitirá que muitas dessas iniciativas sejam executadas de forma mais célere, e com maior êxito”, detalhou Ricardo Dias, servidor da COPLE/MPRJ.

Ao final do encontro, Dimitrius Viveiros Gonçalves destacou a realização da primeira compra compartilhada realizada pelo MPRJ e o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (TJRJ).  As lâmpadas LEDs foram os itens escolhidos, opção que atende aos preceitos de sustentabilidade e de economia de recursos. O Tribunal de Contas do Estado (TCE-RJ) aderiu ao acordo de cooperação existente e poderá participar da próxima compra compartilhada. A Defensoria Pública do Estado (DPRJ) também já manifestou interesse em participar do pool de instituições.

O secretário-geral do MPRJ fez também um balanço da reunião. “Hoje pudemos assistir em detalhes os recursos do Sistema Eletrônico de Informação, voltado para a área meio, mas que será utilizado por toda a instituição, com grande impacto em nossas ações. Todos os nossos requerimentos administrativos serão canalizados para o SEI!. Membros e servidores, indistintamente, serão usuários do sistema, que é o principal vetor do planejamento estratégico da instituição para 2019”, resumiu.
Além dos já citados, participaram da reunião os seguintes membros: o ouvidor do MPRJ, procurador de justiça José Roberto Paredes; a coordenadora de Movimentação dos Promotores de Justiça, procuradora de justiça Patrícia Glioche; o subcoordenador de Segurança e Inteligência (CSI/MPRJ), procurador de justiça Galdino Augusto Bordallo; o coordenador de Análises, Diagnósticos e Geoprocessamento, promotor de justiça Pedro Borges Mourão; a promotora de justiça Helena Silveira Sousa, da Corregedoria-Geral do MPRJ; a promotora de justiça Patrícia Silveira Tavares (SUBPLAN/MPRJ); e a subcoordenadora do Grupo de Apoio Técnico Especializado (GATE/MPRJ),  promotora de justiça Cristiane de Carvalho Pereira.

Também compuseram a mesa o diretor de Recursos Humanos, Mauro da Silva Thomaz, o secretário de Planejamento e Finanças, Marcelo Vieira de Azevedo, o assessor da Secretaria Geral, Rafael Pacheco, o assessor da STIC/MPRJ, Sandro Denis de Souza Nunes, e Adriano Fernandes de Oliveira, assessor da Auditoria-Geral.